【東京青商会の広報活動について】

　東京青商会では事業別に６つの部署（民族教育支援部、生活文化部、経営企画部、国際交流部、財政部、総務部）を設け都役員全員が各部署を分担して活動しています。

　今回は総務部が担当している広報活動を紹介します。
　

　●団結とネットワーク力アップは、お互いを「知る事」から始まる！

　総務部では１７ヶ所の地域組織がある中で、その団結とネットワーク力を高めるためになにをすべきかを議論を深めました。

　その過程で都内会員間のコミュニケーションが不足している、他の地域の活動すらよく知らない。などの大きな地方組織にありがちな問題点があがりました。

　総務部ではその問題点を解決するため部署内に地域課、システム課、広報課を設け、１７地域の活動情報をしっかり収集し、それを会員達に知らせる仕組みを作りました。

　それがメール版とWEB版の「Ｔｏｋｙｏ－ＫＹＣｉｎｆｏ」配信事業です。
　
　＊「Ｔｏｋｙｏ－ＫＹＣｉｎｆｏ」は、パソコン・携帯用から見られます。↓↓
　http://tkyc.at.webry.info/
　
　●情報収集配信システムの構築
　
　以下、「Ｔｏｋｙｏ－ＫＹＣｉｎｆｏ」の情報収集発信システムをご紹介します。
　
　①「東京常任幹事用の情報伝達システム」を構築。

　＊一言で携帯のメーリングリスト（現在は誰でも無料で使える「サクサクネット」http://www.39n.jp/feature.htmlを活用）に約４０名の都常任幹事を登録。

＊もちろん、この配信だけではなく役員を対象に色んな情報を配信しています。

　②グーグルカレンダー内に作成した東京青商会用カレンダーに都幹事長が各地域の行事日程を更新。
　
　③カレンダーに記載された各地域の月間行事の中から面白そうな行事を見つけて、そのレポート作成・提出を携帯のＭＬ（「サクサクネット」）で呼びかける。

　④各地域からレポートをメールで広報課担当者に提出。（毎月〆切厳守）
　
　⑤広報課担当者がレポートを編集し、ホームページにアップ、中央ＫＹＣメーリングリストに配信。
　
　●最後は「泥臭い作業」をしっかり、きっちりと！
　
　以上のような仕組みになっていますが、システムを作っても簡単に動く物ではありません。

　最後には総務部メンバーが役割分担してレポートを提出してほしい地域に電話やメールをして「強引」に提出をさせているそうです。
　
　結局は泥臭い作業をしているわけです。

　ただ、このようなシステムを構築し、計４回「Ｔｏｋｙｏ－ＫＹＣｉｎｆｏ」を配信して行く過程で、総務部の催促なしでレポートを提出する地域も出てきるそうです。
　
　毎月情報を収集し配信するのはけっして簡単な事ではありません。
　
　自分の仕事の合間を見て催促もして、編集もしてと、まさに「気持ち」、「責任感」がないと出来る事ではありません。
　
　今まで、「情報収集と発信を！」と各地域でいろんな方々が語り、またホームページを作ったものの、継続ができていない状況が多々ありました。
　
　しかし、「メンバーの熱き気持ちと責任感」＋「システム」を兼ね備えた今回の「東京青商会総務部モデル」は、今後とも発展し、全国青商会の情報収集発信事業の模範となるでしょう！